روابط عمومی نیاز امروز، امید به آینده | اداره کل حوزه استاندار رفتن به محتوای اصلی

شما اینجا هستید

روابط عمومی نیاز امروز، امید به آینده

15 تير, 1395 - 09:54 -- عابدی

روابط عمومی نیاز امروز، امید به آینده

علیرضا رحمانی

کارشناس ارشد علوم سیاسی


روابط عمومی هنر و علم برقراری ارتباط با مخاطبان دستگاه‌های اداری و غیر‌اداری است تا علاوه بر در اختیار قرار دادن و انتشار اطلاعات لازم، نسبت به دریافت، دسته‌بندی و انتقال نقطه‌نظرات و دیدگاه‌های آنها به مدیران ارشد سازمان و یا دستگاه خود اقدام کند. در این فرآیند، سازمانی موفق است که توانسته باشد با ایجاد تفاهم، جلب نظر و همراهی مخاطبانش، میزان مقبولیت و مشروعیت خود را در جامعه ارتقاء دهد‌.

روابط عمومی‌ها برای انجام بهینه وظایف و ارتقای رفتار حرفه‌ای خود به ساختار، ابزار و امکانات مناسبی نیاز دارند و البته پیش از این مولفه‌ها، بهره مندی از دانش و برخورداری از تجربه مناسب، ضروری است.

با این تعاریف نقش روابط عمومی‌ها در جامعه امروزی، نقشی تاثیر‌گذار و غیر‌قابل انکاری است و آنها وظیفه دارند با استفاده از ارتباطات راهبردی و رویکرد روابط عمومی و بهره‌گیری از ظرفیت رسانه‌های جمعی و اجتماعی به توسعه روابط سودمند سازمان و مخاطبان از طریق برقراری ارتباطات تعاملی، اطلاع‌رسانی شفاف و پاسخگویی سریع به ساماندهی انتظارات و نیازهای واقعی مردم و افکار عمومی بپردازند‌.

نمادهای توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی یک جامعه در گرو ساز و کارهایی‌‌هایی همچون توزیع عادلانه اطلاعات، روشن‌گری افکار عمومی، مردم مداری و احترام به حقوق انسان‌ها به منظور افزایش سطح مشارکت مردمی است که بدون هیج شک و مجامله‌ای ماموریت انجام آن به عهده‌ی مدیریت روابط عمومی سازمان‌ها، نهادها، شرکت‌ها و دیگر مراکز اجتماعی، سیاسی، فرهنگی،‌ اقتصادی و مجموعه سازمان‌های دولتی و خصوصی است. امروزه نقشروابط عمومی‌ها در تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی مدیران، نقشی قابل توجه است. بنابراین،‌ از نقاط برجسته و ممتاز در مدیریت‌ها‌، استفاده از ظرفیت روابط عمومی در پیشبرد اهداف سازمانی است‌. به واقع هر چقدر در روند تصمیم‌گیری سازمانی از مشاوره روابط عمومی بهره گرفته شود، رسیدن به توسعه آرمانی دور از دسترس نیست‌.

ایجاد و توسعه ارتباطات راهبردی و روابط عمومی‌، نیازمند حفظ و ارتقای جایگاه و منزلت ساختاری روابط عمومی‌ها در سازمان‌های دولتی و خصوصی است‌. علیرغم تمامی مشکلات فرا روی روابط عمومی نکات مثبتی که موتور محرکه روابط عمومی برای نقش‌آفرینی بیشتر در جایگاه شایسته وجود دارد که مایه‌ی امید را فراهم می‌‌کند و آن توجه به جایگاه روابط عمومی در کشور است و اگر این توجهات اجرایی شود، می‌تواند گام‌های بلندی را در حرکت رو به رشد نظام ارتباطی و روابط عمومی در کشور بردارد و این حرفه و فن تخصصی را در جایگاه و مرتبه و منزلت واقعی خویش قرار دهد.

روابط عمومی درایران علیرغم تمامی مشکلات پیش‌روی جوامع در حال توسعه به سوی ایفای نقش حرفه‌ای خود و اثر‌گذاری بیشتر در مناسبات فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و بین‌المللی گام بر‌می‌دارد‌ و از اینکه با تلاش و پیگیری مستمر دست‌اندرکاران روابط عمومی و جامعه ارتباطات کشور، روزی با نام روابط عمومی در تقویم رسمی کشور ثبت شده است نشان از تغییر رویکرد به روابط عمومی می‌باشد‌.

روابط عمومی و رسانه‌ها

در دنیای امروزی کمتر کسی می‌تواند نقش بی‌بدیل رسانه‌ها را در شکل‌دهی و هدایت افکار عمومی و جریان‌سازی رویدادهای سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و ... کتمان کند‌. تا دیروز محوری‌ترین نقش رسانه‌ها صرفاً اطلاع‌رسانی از رویدادهای عینی و واقعی بود. اما امروز رسانه‌ها از یک ابزار و امکان اطلاع‌رسانی محض به یک ابزار هدایتگر جریانات سیاسی ـ اجتماعی تبدیل شده‌اند‌.

ارتباط متقابل روابط عمومی و رسانه‌ها مهم و ضروری است و قطعا بدون رسانه‌ها، روابط عمومی از انجام وظایف اصلی خود باز می‌ماند‌. روابط عمومی‌ها و رسانه‌ها با یک رویکرد مشترک اطلاع‌رسانی در جهت ارتقای سطح آگاهی مردم و مخاطبان، همواره نیاز به تعامل و پویایی بیشتر در حوزه‌های اطلاع‌رسانی مشترک دارند، به گونه‌ای که روابط عمومی به عنوان منبع پیام و تامین‌کننده اطلاعات برای رسانه‌ها و رسانه‌ها نیز انعکاس‌دهنده حوزه فعالیت و عملکرد حوزه تحت پوشش سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها هستند.

 بدیهی است؛ درک مشترک انتظارات و محدودیت‌های رسانه‌ها و روابط عمومی از حوزه‌ی عملکرد وظایف سازمانی و پذیرش این مهم که رکن اصلی اطلاع‌رسانی و پذیرش آن از سوی مخاطبان در گرو اعتمادسازی می‌باشد؛ می‌تواند در جهت تعمیق مناسبات سالم، سازنده و به دور از مسایل حاشیه‌ای همکاری دامنه‌داری را فراهم سازد که ایجاد این بستر و تحقق این امر از وظایف  و رسالت‌های خطیر واحد ارتباط با رسانه‌ها می‌باشد.

چگونه روابط عمومی‌ها را باور کنیم

ـ1ـ روابط عمومی فعال و پویا عاشق کار و حرفه خود است و نیازی هم به تشویق ندارد؛ اما تشویق، انگیزه و تلاش را افزایش می‌دهد‌. وقتی مدیران برای کارهای خود برنامه دارند و رفتارهای برون سازمانی را رصد می‌کنند تا برنامه‌های راهبردی خود را به پیش ببرند؛ نباید امور درون سازمانی را فراموش کنند‌. روابط عمومی‌ها به خاطر عشق خود از انجام هیچ کوششی برای نشان دادن عملکرد مجموعه خود و ارتباط با مردم و همچنین ارتباطات درون سازمانی دریغ نمی‌کنند و به وظیفه خود آگاه هستند ولیکن مدیران بالا دست اگر به خواست‌های انگیزشی روابط عمومی‌ها توجه بیشتری معطوف کنند؛ قطعا شاهد انجام وظایف با کیفیت بهتر خواهند بود‌.

ـ2ـ برگزاری جلسات مشترک مدیران دستگاه‌ها با روابط عمومی‌ها با حضور متخصصان این رشته برای تبیین وظایف یک روابط عمومی و نوع برخورد با کارشناسان این رشته از دیگر برنامه‌های انگیزشی می‌تواند باشد‌. وظیفه روابط عمومی صرفا مطرح کردن شخص مدیر، ترویج فرهنگ از خود متشکر بودن، کتمان حقایق، بیان آمارهای غیرواقعی نیست و نباید با دخالت در کار روابط عمومی، برخوردهای نامناسب، انتظار انجام کارهای خارق‌العاده بدون حمایت مالی و ... خللی در انجام صحیح وظایف آنان ایجاد کرد و برای جلوگیری از این رفتارها می‌توان با برگزاری جلسات تخصصی و رو در رو از تکرار آن کاست‌.

ـ3ـ دستگاه‌ها و شرکت‌ها حتی اگر از خبره‌ترین کارشناسان روابط عمومی برخوردار باشند؛ ولی مدیر آن مجموعه از روابط عمومی هیچ شناختی نداشته باشد؛ شما نمی‌توانید انتظار معجزه از روابط عمومی آن دستگاه داشته باشید؛ راهکار رفع این ضعف به نظر می‌رسد که باید ابتدا مدیران سازمان‌ها و دستگاه‌ها در دوره‌های متخلف روابط عمومی شرکت کنند و با پیچیدگی‌های این حرفه آشنا شوند‌.

مدیران اگر در دوره‌های روابط عمومی و تنظیم خبر شرکت کنند و با فنون آن آشنا شوند؛ شاید به خود حق ندهند که بدون تخصص به تنظیم خبر حرفه‌ای از روابط عمومی خود ایراد بگیرند و با نظر غیر‌کارشناسی خود شیوه درست تنظیم خبر را مختل نمایند‌.

مدیران اگر در دوره‌های روابط عمومی شرکت کنند شاید با آداب و تخصص‌های حرفه‌ای روابط عمومی آشنا شوند؛ بدانند که کی باید جوابیه بدهند و کی شکایت کنند و با رسانه‌های چگونه ارتباط برقرار کنند و از فضای مجازی چگونه بهره‌برداری نمایند و برای مردمی‌تر شدن از چه راهکارهایی استفاده کنند‌.

ـ4ـ روابط عمومی‌ها به دلیل اینکه رابطه تعاملی با مردم و مسئولین دارند؛ بهترین گزینه برای مشاورت مدیران هستند‌. با این فرضیه بهتر نیست با انتصاب مسئولین روابط عمومی با حفظ سمت به عنوان مشاور مدیر ضمن ارتقای جایگاه روابط عمومی و رعایت شان و منزلت آنان‌، از فکر و اندیشه آن در جهت پیشرفت دستگاه استفاده کرد‌.

ـ5ـ برای ایجاد هر تحولی نیاز به امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری است‌. در روابط عمومی امکانات سخت‌افزاری بدیهی‌ترین نیاز آنهاست و نمی‌شود با سخت‌گیری مالی از تهیه لوازم مورد نیاز آنها صرف‌نظر کرد‌. اگر نیازشان را برآورده کنیم می‌توانیم انتظارات خود را فرا خور آن اتفاق بالاتر ببریم و نتیجه بهتری کسب کنیم‌. 

ـ6ـ نقش روابط عمومی‌ها در دستگاه‌ها تداعی‌گر این است که آنها نمایندگان دو سویه مردم و مسئولین هستند و به عبارتی اگر چه کارمند دستگاه هستند و از آنجا حقوق و مزایا دریافت می‌کنند ولیکن نقش دیگرشان نمایندگی انتظارات مردمی از آن دستگاه نیز است.

مدیری که رضایت مخاطبان دستگاه متبوعش مهم باشد و اجابت درخواست‌های آنان را وظیفه‌ی ذاتی دستگاه تحت مدیریت خود بداند، بهترین گزینه برای انجام این تکلیف، روابط عمومی می‌باشد‌. زیرا کمبود‌ها و نارسایی‌های درون دستگاهی را بهتر می‌شناسد و سریع‌تر زخم را درمان می‌کند و ‌با جبران کمبود‌ها، از دغدغه‌ی مدیران می‌کاهد‌.

چگونه روابط عمومی کارآمد داشته باشیم 

ـ1ـ نقش پاسخگو بودن دستگاه‌: روابط عمومی با ارتباط صحیح و کارآمد با مردم و افکار عمومی با استفاده از ظرفیت‌های مختلف به ویژه رسانه‌ها، در ایفای این نقش موفق خواهد شد‌.

ـ2ـ آگاه‌سازی و اطلاع‌رسانی شفاف‌: روابط عمومی با اطلاع‌رسانی صحیح و به موقع و شفاف‌سازی اخبار‌، می‌تواند در ساختن یک جامعه مدنی، با حضور شهروندان آگاه، مطلع موفق باشد‌.

ـ3ـ افزایش اعتماد: صداقت ارتباطی و شفافیت اطلاعاتی، اعتماد و باور عمومی را نسبت به حسن نیت و عملکردهای دستگاه بالا می‌برد و روش‌های تخریبی و شایعه‌سازی جای خود را به روش‌های مسالمت‌آمیز می‌دهد.

ـ4ـ تحقق شایسته سالاری: نقش اطلاعاتی و ارتباطاتی روابط عمومی می‌تواند شرایط ارزیابی و نقادی صحیح را از عملکرد مسئولان و نیز خواست‌ها، نیازها و انتظارهای مردم فراهم آورد. در چنین شرایطی خود به خود افراد ضعیف به حاشیه رانده می‌شوند و افراد لایق و توانا جای آنها را می‌گیرند‌.

ـ5ـ جلب مشارکت مردمی: چگونگی عملکرد روابط عمومی‌ها در عرصه‌ی اطلاع‌رسانی و ارتباطات می‌تواند مشارکت‌پذیری یا مشارکت‌گریزی مردم را در پی داشته باشد. مردمی که احساس عدم صداقت، پنهانکاری و دروغگویی از سوی سازمان‌ها و بالطبع روابط عمومی‌ها را داشته باشند، خود عملاً به یکی از موانع توسعه تبدیل می‌شوند.

ـ6ـ جلوگیری از شکل‌گیری و رواج شایعه: شایعه به طور کلی محصول «ابهام» و «نیاز اطلاعاتی» است در جامعه‌ای که از نظر اطلاعاتی شفاف باشد، شایعه مجالی برای تولید و حرکت پیدا نمی‌کند‌.

ـ7ـ برنامه‌ریزی و نگاه به آینده‌: یکی از ارکان روابط عمومی، برنامه‌ریزی است. روزمرگی و کار را به دست زمان سپردن روابط عمومی را ناکارآمد خواهد کرد‌. ‌با برنامه‌ریزی شاهد روابط عمومی کار‌آمد با ایفای نقش کلیدی در سازمان خواهیم بود‌.